거절은 관계를 지키는 기술이다. 거절을 잘하는 사람의 공통점은 단호하지만 무례하지 않다는 것이다.
감사를 먼저 표현한다
순서만 바뀌어도 훨씬 관계가 부드러워진다. 거절하기 전, 상대의 제안이나 부탁에 대한 감사를 먼저 전한다. “나를 이 일에 적합하다고 생각해 줘서 감사합니다.”와 같은 표현이 좋다. 감사를 표현하면 거절의 말이 부드럽게 전달된다. 이런 방법은 내가 상대방을 존중하고 있다는 의사도 함께 전달할 수 있다.
구체적인 이유를 설명한다
애매한 것만큼 실례도 없다. 거절의 이유를 모호하게 말하지 않고, 사실에 근거하여 설명하는 것이 좋다. “현재 프로젝트가 아직 끝나지 않아 제안을 받아들이기 어려워요”와 같이 구체적인 이유를 제시한다. 이렇게 하면 상대가 빠르게 납득할 수 있다. 간결하고 확실한 설명은 신뢰를 높인다.
대안을 제시한다
거절과 동시에 상대방이 다른 방법을 찾을 수 있도록 도움을 준다. “저는 그 제안을 받아들이기 어렵습니다만, 적합한 다른 사람이 있습니다. 괜찮다면 소개해드릴까요”와 같은 대안을 제시한다. 상대방은 거절 의사를 확실하게 인지하면서도 대안을 바로 찾을 수 있어 오히려 도움이 된다.
부족함을 솔직하게 표현한다
자신의 감정을 솔직하게 공유하며 거절한다. “도움을 주고 싶지만, 그 분야의 일을 해본 경험이 부족하고, 제가 아직 잘 해낼 수 있을지 의문이 듭니다. “와 같이 말하는 것은 어떨까? 나의 부족함을 표현하면 상대방의 제안이 부담이라는 사실을 알게 되면서도 솔직한 마음 때문에 오히려 신뢰감이 상승한다.
완곡한 표현을 사용한다
비즈니스적 판단을 빠르게 해야 할 때 쓰면 좋다. “할 수 없다”보다는 “어렵겠습니다”와 같은 완곡한 표현이나 “날짜를 확인해 봐야 알 것 같습니다.”보다는 “일정을 조정하기 힘듭니다.”라는 명확한 의사를 밝히는 것이 좋다. 그래야 상대방도 빠른 판단을 하고 대안을 찾을 수 있기 때문이다. 잊지 말자, 감정싸움을 하자는 것이 아니라 ‘일’을 하자는 거다.
비언어적 표현에 주의한다
자기도 모르게 인상을 쓰거나 손가락으로 상대방을 공격적으로 가리키는 등의 행위는 주의해야 한다. 아무리 마음에 들지 않는 일이나 제안이라도 이런 비언어적 표현들에 그대로 노출한다면 상대방에게 매우 실례가 될 수 있다. 대화는 최대한 경청하며 고개를 끄덕이는 긍정의 의사를 노출하는 것이 좋으며 거절할 때는 부드러운 미소로 앞서 말한 언어 기술을 쓰면 좋다. 거절은 말로만 하는 것이 아닌 온몸으로 하는 것이다.
