우리가 하는 모든 일에는 마감이 뒤따른다. 바쁜 현대 사회에서 마감 날짜를 하나하나 챙기는 일이 쉽지는 않다. 어떻게 하면 많은 일을 최대한 효율적으로 나눠 마감 시일까지 끝낼 수 있을까?
누구나 마감 기한을 맞춰야 하는 상황을 겪는다. 학생에게는 과제와 팀 프로젝트 보고서가 있고, 직장인에겐 월례 프레젠테이션, 주간 보고서, 상사가 시킨 자료 조사 등이 있다. 우리가 하는 모든 일에 마감이 붙어 있는 셈이다. 동시에 여러 업무를 진행하는 만큼, 마감 날짜를 하나하나 챙기는 일이 쉽지는 않다. 특히 몇 주, 혹은 몇 달 후에 있는 마감은 관리하기 더욱 어렵다. 그 가운데 새로 생기는 일들도 많기 때문이다.
어떻게 하면 많은 일을 최대한 효율적으로 나눠 마감 시일까지 끝낼 수 있을까? 아래 다섯 가지 팁을 소개한다. 마감일에 임박해 몰아 일해야 하는 스트레스는 줄여줄 수 있을 것이다.
자세히 기록하기
기억에 의존하는 순간 이미 그 마감은 지킬 수 없게 된다. 기록하지 않은 일정은 존재하지 않는 것이나 다름 없기 때문. 여러 프로젝트와 일정이 얽혀 있는 직장인이라면 어떤 종류든 캘린더는 필수다. 아날로그를 선호한다면 책상용 달력이나 벽 달력을, 디지털이 편하다면 스마트폰의 캘린더 기능을 활용하면 좋다. 다른 사람과 함께 하는 프로젝트가 여러 개라면 타임트리나 노션 캘린더 등 정보 공유가 가능한 일정 관리 앱을 쓰는 것을 추천한다. 업무 관련 내용도 함께 정리할 수 있기에 업무 효율을 높이는 데도 도움이 된다.
서브 데드라인 설정하기
마감이 두 달 뒤라면, 많은 사람들이 자연스럽게 작업을 미룰 것이다. 시간이 많으니 나중에 처리하면 된다고 생각해서다. 그러다 보면 보통 순식간에 마감이 코앞으로 다가온다. 날짜가 임박하면 생각지 못한 변수가 생기고, 예상보다 진전 속도가 느려질 수도 있다. 결국 마감 전날 밤을 새우거나 마감을 지키지 못하는 불상사가 벌어지는 것이다. 미루는 대신, 일을 받자마자 잘게 나눠 보자. 그리고 각 단계마다 ‘서브 데드라인’을 설정해 조금씩 실천해 나가자. 그렇게 해야 큰 무리 없이 마감을 지킬 수 있다.
도움 요청하기
대부분의 업무는 혼자서 처리할 수 없다. 특히 마감이 있는 일은 보통 팀을 짜서 진행하기에 더더욱 그렇다. 함께 진행해야 하는 일을 혼자 끌어안는 순간, 속도도 느려지고 결과물의 퀄리티도 낮아지게 된다. 특정 업무를 잘 하는 사람에게는 주저 없이 맡기는 것이 효율적이다. 만약 혼자만의 일이더라도 해당 작업에 전문성이 있는 동료가 있다면 자문을 구해 보자. 도움을 요청하는 건 무능이 아니라 일의 능률을 올릴 수 있는 방법이다. 혼자서 다 해내려 하는 것은 미덕이 아니라 미련에 가깝다.
여유 날짜 두기
세상에 100% 정확하게 예측할 수 있는 건 아무것도 없다. 아무리 훌륭한 계획도 작은 변수에 무너질 수 있기 때문이다. 팀원이 아플 수도 있고, 파일이 날아갈 수도 있으며, 요구 사항이 바뀔 수도 있다. 공식적인 마감일보다 다소 여유 있게 업무를 마무리해야 하는 이유다. 실제 마감보다 앞선 ‘여유 마감일’을 개인적으로 설정해 두고, 이 날짜에 맞춰 업무를 나누고 분담해 일을 진행하면 예상치 못한 일이 발생해도 해결할 시간을 벌 수 있다. 2주 프로젝트라면 이틀, 2개월 프로젝트라면 닷새 정도 여유를 두면 좋다.
무리한 계획 세우지 않기
대부분의 프로젝트는 초기 단계에서 일정 조율이 가능하다. 이 때 현실적인 판단을 내려야 한다. 2주는 걸릴 일을 일주일 안에 끝낼 수 있다고 말하지 않아야 한다는 뜻이다. 무리한 일정은 결과물의 질을 떨어뜨리기도 하고, 어떤 경우에는 마감을 지키지 못하게 만들 수도 있다. 이로 인해 평판까지 망가질 수 있다. 일을 잘 한다는 건, 일을 무조건 빨리 끝내는 것을 의미하지 않는다. 가장 훌륭한 결과물을 만들 수 있게 일정을 제대로 조정하는 것 역시 일 잘하는 사람의 덕목이라는 것을 잊어서는 안 된다.
