첫 인상은 진리다. 업무 고수는 이메일의 인사말 만으로 많은 일을 해낸다.
❶ 인사로 시작한다
당연하고 기본적인 말이지만 의외로 지켜지지 않는 경우도 많다. 이메일을 열자마자 업무 이야기가 시작된다면, 받는 사람은 압박감을 느낄 수 있음은 물론 메일을 보낸 사람과 거리감을 느끼게 된다. 특히나 이메일로 처음 소통하는 사람 또는 거리가 있는 사람에게 이메일을 보낼 때는 더욱 신경 써서 인사를 나누자. ‘안녕하세요. 업무에 수고가 많으십니다.’, ‘바쁘신 와중에이렇게 함께 하게 되어서 감사드립니다.’, ‘좋은 아침입니다. 쾌적하게 업무 시작하셨길 바랍니다.’ 정도면 된다.
❷ 날씨와 계절을 언급한다
업무에서도, 인간적으로도 좀 더 부드러운 관계를 원한다면 기간이나 계절을 인사말에 두는 것이 좋다. ‘오늘은 날씨가 쌀쌀합니다. 감기 걸리지 않게 조심하세요.’, ‘밤 사이 비가 내리는 것 같더니 오전엔 날이 선선하네요.’ ,’벌써 가을이 다가온 것 같은 기분 좋은 아침입니다. 출근은 잘하셨나요?’ 등 날씨와 함께 상대방의 안부를 묻는 것으로 업무를 시작한다. 이메일을 받는 사람도 주변을 둘러볼 여유가 생기면서 함께 기분이 좋아질 것이다.
❸ 공휴일 또는 기념일을 챙긴다
정말 중요한 사람과 업무적으로 메일을 주고받을 때, 이 방법은 아주 효과적일 수 있다. 가령, 클라이언트 중 실무 담당자의 생일 또는 기념일을 잊지 않고 있다거나 미팅 중 나눈 휴가 이야기를 기억했다가 인사말로 사용하는 것이다. ‘대리님 생일 축하합니다. 유쾌한 하루 보내세요.’, ‘베트남 여행은 잘 다녀오셨나요? 즐거운 휴가 보내셨길 바랍니다.’ 지나가는 말로 전한 안부를 기억하고 있다는 생각에 업무를 좀 더 편안하게 진행할 수 있다.
❹ 공감대를 형성한다
같은 인사말을 여러 번 써서 새로운 문장이 필요하다면 이 방법을 써보자. 상대의 취향과 취미를 미리 파악해 그에 대한 대화를 나누는 것이다. 드라마, 영화, 음악, 미술, 스포츠 뭐든 좋다. 최근에 본 영화나 전시회 얘기로 시작하거나 새로 발매된 앨범, 배우의 신작 등을 언급한다. ‘지난 번에 추천해주신 카페에 들러보았습니다. 말씀처럼 커피 맛이 정말 좋더라고요.’, ‘말씀 주신 산책길을 걸어보았습니다. 마음이 차분히 가라앉으며 좋은 기운이 돌더라고요.’ 부드럽고 친밀한 분위기에서 업무를 시작할 수 있다.
*이 기사는 책 <완벽한 보고의 기술>을 참조해 작성했습니다.
